寫上“賀詞”或“賀信”、“賀電”，或加上致賀場合、致賀對象。文種名稱要根據(jù)不同的使用場合加以選擇，書面稱“賀信”，電文用“賀電”，祝壽叫“祝詞”或“祝壽詞”。

頂格寫受賀單位名稱或個人姓名及稱謂。只要有銜頭的，基本上都可用作稱謂。所有的職務：部長、省長、校長、廠長、經理等；軍銜：上校、少將、中尉等；職稱：工程師、教授、編審等；學位：碩士、博士；職業(yè)：醫(yī)生、護士、老師、律師等都可以加上姓稱呼別人。

是賀詞的主體，分若干層表達，言簡意賅。一般表示祝賀、闡明意義、提出期望等。致賀對象和致賀因由不同，內容有所不同。如祝賀會議，首先祝賀勝利召開，然后闡明會議意義，預祝會議圓滿成功。如果是祝壽，則是祝賀壽辰、功績品格評價、祝愿健康長壽。

署名時。署上致賀單位或個人姓名，寫明年、月、日。寫作賀詞要圍繞中心，突出主題，內容準確。寫作時要對致賀對象有一個透徹的了解。比如會議，必須了解會議召開的背景、會議性質意義及主要議題；祝壽，必須了解受賀方的生平事跡、成就、貢獻、品德等。同時必須做到表達得體，切合身份。